Как оформить поступление товаров от поставщика в 1С:Бухгалтерия

Привет, друзья! Знакома ситуация: пришла накладная от поставщика, полная нужных товаров, а ты сидишь перед монитором с 1С и думаешь: "И куда тут нажимать, чтобы все было четко?". Без паники! Сегодня разберем оформление поступления товара в любимой (или не очень 😉) 1С:Бухгалтерия так, чтобы это стало рутиной, а не стрессом. Забудьте про нудные инструкции – здесь все по-человечески!

Итак, представьте: курьер привез коробки, отдал вам приходную накладную (ну или УПД – универсальный передаточный документ), вы все проверили – количество сходится, качество устраивает. Пора занести это добро в программу.

Шаг 1: Где искать нужный документ?

Самое главное – найти правильное место. В 1С:Бухгалтерия все, что связано с покупками, обычно живет в одном разделе.

• Заходим в раздел "Покупки" (логично, правда?).
• Находим пункт "Поступление (акты, накладные, УПД)". Вот он, наш герой!

Шаг 2: Создаем новый документ поступления

В открывшемся списке документов смело жмем кнопку "Поступление" (или "+ Создать", зависит от версии). Программа спросит, что именно поступает. Чаще всего это:

• Товары (накладная, УПД) – если вы купили то, что будете перепродавать.
• Услуги (акт, УПД) – если вам оказали услугу (аренда, связь и т.д.).
• Основные средства (ОС) – если купили что-то дорогое и долгоиграющее (компьютер, станок).
• Материалы – если купили сырье для производства или канцтовары для офиса (это тоже поступление материалов в 1С Бухгалтерия).

Выбираем "Товары (накладная, УПД)" (или "Материалы", если у вас именно они – суть та же).

Шаг 3: Заполняем "шапку" документа – самое важное!

Откроется форма нового документа. Тут главное – внимательность. Заполняем основные поля:

• Номер и Дата: НЕ ТРОГАЕМ! Это номер и дата документа в ВАШЕЙ базе 1С, программа присвоит их сама при записи.
• Номер и Дата (входящего): А вот сюда вбиваем номер и дату ТОЙ САМОЙ накладной, которую вам дал поставщик. Это супер-важно для сверки и порядка!
• Контрагент: Выбираем из справочника вашего поставщика. Если его нет – создаем новую карточку (но лучше, чтобы он там уже был!).
• Договор: Выбираем нужный договор с этим поставщиком (обычно подтягивается автоматически, если он один). Проверьте, чтобы тип цен и валюта в договоре соответствовали накладной.
• Склад: Указываем, на какой склад оприходуем товар. Если у вас один склад, он скорее всего подставится сам.

Маленький лайфхак: Если вы правильно ведете справочник контрагентов и договоров, большинство полей заполнится автоматом. Это экономит кучу времени!

Шаг 4: Добавляем товары – наполняем накладную

Теперь самое интересное – переносим список товаров из бумажной накладной в 1С. Нажимаем кнопку "Добавить" под табличной частью. Появляется строка, где нужно указать:

• Номенклатура: Выбираем товар из вашего справочника номенклатуры. Опять же, если товара нет – создаем. Но! Убедитесь, что создаете именно "Товар", а не "Услугу" или "Материал", если это важно для вашего учета.
• Количество: Сколько штук/кг/литров пришло по накладной.
• Цена: Цена за единицу товара БЕЗ НДС (если поставщик с НДС).
• Сумма: Обычно считается сама (Количество * Цена).
• % НДС: Ставка НДС из накладной поставщика (20%, 10%, 0% или "Без НДС").
• Сумма НДС: Считается автоматически.
• Всего: Итоговая сумма по строке с учетом НДС. Тоже считается сама.

Повторяем для каждой позиции из накладной поставщика.

Важно: Обязательно сверьте итоговую сумму внизу документа 1С с итоговой суммой в накладной поставщика. Копейка в копейку!

Шаг 5: Проверяем проводки (для любопытных и ответственных)

Когда все заполнено, можно (и нужно!) посмотреть, какие бухгалтерские проводки сформирует этот документ. Для этого есть волшебная кнопка "Дт/Кт" (Показать проводки). Нажав на нее, вы увидите что-то вроде:

• Дт 41 (Товары) / Кт 60 (Расчеты с поставщиками) – на сумму товаров без НДС.
• Дт 19 (НДС по приобретенным ценностям) / Кт 60 – на сумму НДС.

Если видите эти проводки (или похожие, если у вас материалы – Дт 10), значит, все идет по плану. Это основа основ закупки в 1С.

Шаг 6: Регистрируем счет-фактуру (если есть)

Если поставщик работает с НДС, он кроме накладной даст вам еще и счет-фактуру. Ее номер и дату нужно ввести в специальные поля в самом низу документа поступления. И обязательно поставить галочку "Оригинал получен", когда получите бумажный документ.

Шаг 7: Финальный аккорд – провести и закрыть!

Все проверили? Суммы сходятся? Отлично! Смело жмите кнопку "Провести и закрыть". Все, документ проведен, товары "упали" на склад, задолженность перед поставщиком отражена. Вы великолепны!

Разница между "Записать" и "Провести":

• Записать: Сохраняет документ как черновик, но не делает проводок и не меняет остатки. Удобно, если нужно прерваться.
• Провести: Делает все бухгалтерские движения – товары появляются на складе, возникает долг. Только проведенный документ влияет на учет!

Маленькие хитрости для экономии времени

• Создание на основании: Если вам сначала пришел счет от поставщика, и вы его уже ввели в 1С, можно создать документ поступления прямо из счета кнопкой "Создать на основании". Многие поля заполнятся автоматом!
• Номенклатура поставщика: Иногда удобно настроить соответствие вашей номенклатуры и номенклатуры поставщика, чтобы при загрузке из файлов (если она есть) все подтягивалось само. Но это уже чуть более продвинутая фишка.

Вот и все! Как видите, оформление поступления товаров в 1С Бухгалтерия – это не высшая математика. Пара-тройка раз, и будете щелкать эти накладные как орешки. Главное – внимательность и аккуратность с цифрами и датами.

Понравился разбор? Хотите больше таких же понятных гайдов по 1С и фишек для бухгалтера?

Подпишитесь на нашу рассылку! Никакой воды, только польза и дельные советы, которые реально упростят вам жизнь. Введите свой email ниже – и будьте в курсе! 👇